Hatékony időgazdálkodás, avagy menekülés az időhurok csapdájából

Ciucur Losonczi Antonius

A beszélgetés ezúttal is online, a Zoom platformon zajlott, a moderátor Őrősi Renáta, a #Girl2Leader mozgalom nagyváradi koordinátora volt. Dr. Szabó Kinga, pszichológus, coach, egyetemi adjunktus a kolozsvári Babeș–Bolyai Tudományegyetem Alkalmazott Pszichológia Intézetében. Kutatási területei a kreativitás és a szervezetpszichológia köré épülnek. Interaktív előadásának bevezetőjében arra hívta fel a figyelmet: a „mi volt előbb, a tyúk vagy a tojás?” dilemmája merül fel abban az esetben is, amikor azt firtatjuk, hogy azért kevés az időnk, mert rohanunk, vagy azért rohanunk, mert kevés az időnk? Meglátásában a hatékony időmenedzsment négy fontos szempont köré épül: az önismeretből indul, majd folytatódik a célok megfelelő megfogalmazásával, hogy mit is szeretnék valójában elérni? Ezután ki kell választanunk a megfelelő tevékenységet, végül pedig dolgozzunk intenzíven, de ugyanakkor pihenjünk is intenzíven. Rengeteg időrablóval kell szembesülnünk, melyek ellopnak az értékes időnkből, ilyenek például a panaszkodás, a pletykálkodás, a haragtartás, a tökéletességre való törekvés, vagy az, amikor minden munkát mi akarunk elvégezni, holott ennek egy részét nyugodtan másra bízhatnánk – magyarázta Szabó Kinga.

Arra is felhívta a figyelmet, hogy alapvetően négy stratégiát alkalmazhatunk a mindennapokban a hatékony időbeosztás érdekében. Az első a Pareto-elv, eredetileg ugyanis Vilfredo Pareto olasz közgazdász alkotta meg 1906-ban azt a matematikai képletet, amellyel a világ egyenlőtlen vagyonelosztását írta le, azt állítva, hogy a megtervelt javak 80 százaléka a lakosság 20 százalékához kerül a vagyonelosztás során. Ez a 80–20 százalékos megállapítás azonban más területekre is érvényes, kimutatható például, hogy az eredményeink 80 százalékát a befektetett energiánk 20 százalékával érjük el. És ugyanígy, amikor reggel beosztjuk a napunkat, fontos volna, hogy csak 80 százalékát tervezzük meg előre, és 20 százalékot hagyjunk a nem várt eseményeknek, és a sikerélmény valószínűleg így sem marad el.

A második a Pamodoro technika – érdekes, hogy ez is egy olasz úriember (Francesco Cirillo) nevéhez fűződik, úgy tűnik, az olaszok a lazaságuk ellenére mégiscsak sejtenek valamit a munka hatékonyságáról. Lényege, hogy amikor dolgozunk, a tevékenységünket külön egységekre bontjuk, és 25 percenként tartunk ötperces szüneteket. A trükkje abban rejlik, hogy a 25 percben csak az adott dologgal foglalkozunk, semmi mással, nincs közben facebookozás, chatelés, ablakon kibámulás.

A harmadik a Mátrix-módszer, azaz hogy sürgős, nem sürgős, fontos, nem fontos dimenziók mentén értékeljük a feladatainkat.

A negyedik, és a legmodernebb technika pedig a David Allen által javasolt „intézz el mindent”, avagy a stresszmentes eredményesség művészete, vagyis hogy amit tudunk, azt intézzük el, és az elintézetlen feladatokat takarítsunk ki az agyunkból, mert csak „birizgálnak” minket.